Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan administrasi mahasiswa, Universitas Medan Area (UMA) menyediakan layanan pengajuan Surat Keterangan Aktif Kuliah secara daring melalui Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni (SIKEMAL). Melalui sistem ini, mahasiswa dapat mengajukan surat tanpa harus datang langsung ke kampus sehingga proses layanan menjadi lebih cepat, efektif, dan transparan.

Langkah-Langkah Pengajuan Surat Keterangan Aktif Kuliah

  1. Login ke Sistem SIKEMAL  Mahasiswa mengakses aplikasi SIKEMAL melalui website https://sikemal.uma.ac.id/. Selanjutnya mahasiswa melakukan login menggunakan username dan password yang sama dengan akun AOC/SAIS yang dimiliki.
  2. Memilih Jenis Surat.  Setelah berhasil masuk ke sistem, mahasiswa memilih menu Pengajuan Surat Keterangan kemudian memilih jenis surat “Aktif Kuliah” pada daftar layanan yang tersedia.
  3. Mengisi Formulir Permohonan. Mahasiswa melengkapi seluruh data yang diminta pada formulir pengajuan sesuai kebutuhan dan tujuan penggunaan surat. Data yang diinput harus benar, lengkap, dan dapat dipertanggungjawabkan.
  4. Mengunggah Dokumen Persyaratan Mahasiswa wajib mengunggah dokumen pendukung berupa:
  5. Scan atau foto Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).  Scan atau foto Kwitansi Pembayaran Uang Kuliah Semester Berjalan. Dokumen yang diunggah harus jelas terbaca dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menyetujui Pernyataan Keabsahan Data. Sebelum mengirim permohonan, mahasiswa wajib mencentang pernyataan bahwa seluruh data dan dokumen yang diunggah adalah benar serta bersedia menerima konsekuensi apabila ditemukan ketidaksesuaian data.
  6. Mengirim Permohonan. Setelah seluruh data dan dokumen lengkap, mahasiswa menekan tombol Submit untuk mengirim permohonan ke sistem.
  7. Proses Verifikasi Berkas. Tim BPIKA (Biro Pengembangan Informasi Kemahasiswaan dan Alumni) akan melakukan pemeriksaan terhadap data dan dokumen yang diajukan. Verifikasi dilakukan secara berkala melalui sistem SIKEMAL untuk memastikan kelengkapan dan kesesuaian persyaratan.
  8. Pemantauan Status Pengajuan. Mahasiswa dapat memantau perkembangan pengajuan melalui menu Riwayat Pengajuan pada akun SIKEMAL. Sistem akan menampilkan status pengajuan, apakah sedang diproses, disetujui, atau ditolak.
  9. Perbaikan Berkas (Jika Ditolak). Apabila permohonan ditolak, mahasiswa dapat melihat alasan penolakan yang diberikan oleh petugas. Selanjutnya mahasiswa dapat memperbaiki data atau melengkapi dokumen yang kurang, kemudian mengajukan kembali permohonan.
  10. Validasi oleh Pimpinan. Setelah berkas dinyatakan lengkap oleh Tim BPIKA, permohonan akan diteruskan kepada pimpinan untuk dilakukan validasi dan penandatanganan digital surat secara elektronik.
  11. Unduh Surat Keterangan Aktif Kuliah. Setelah memperoleh persetujuan dan tanda tangan digital pimpinan, Surat Keterangan Aktif Kuliah dapat diunduh langsung oleh mahasiswa melalui akun SIKEMAL pada menu status atau riwayat pengajuan.

Waktu Penyelesaian Layanan

  • Permohonan Surat Keterangan Aktif Kuliah yang telah memenuhi seluruh persyaratan umumnya diproses dalam waktu 1 (satu) sampai 2 (dua) hari kerja, tergantung kelengkapan berkas dan proses verifikasi yang dilakukan oleh petugas.
  • Dengan adanya layanan SIKEMAL, mahasiswa Universitas Medan Area dapat mengurus Surat Keterangan Aktif Kuliah secara mudah, cepat, transparan, dan terintegrasi tanpa harus datang langsung ke unit pelayanan administrasi kampus.